أدوات تساعدك على مراقبة الأداء وتحقيق نتائج مع المستقلين

أدوات تساعدك على مراقبة الأداء وتحقيق نتائج مع المستقلين

في هذا العصر، أصبح التعاون مع المستقلين حلًا ذكيًا للشركات الناشئة والمؤسسات الكبرى؛ لما يمنحه من مرونة أكبر في التعاملات، وتوفير للوقت والتكاليف، وفتح المجال للاستفادة من كفاءات متنوعة حول العالم.

ومن المؤكد أنك كرائد أعمال وصاحب عمل خاص استعنت أو تفكر جديًا في الاستعانة بمقدمي الخدمات لأداء بعض المهام، لكن يبقى السؤال: كيف تتابع أداء المستقلين، وتضمن تحقيق نتائج ملموسة من دون إشراف مباشر ومستمر يتسبب في ضياع مجهودك؟

في هذا المقال، سنأخذك في جولة تتعرف فيها على أهم الأدوات التي تساعدك على تنظيم العمل، ومراقبة الأداء، وتحقيق أفضل النتائج مع فريقك من المستقلين، كما نتناول منصة مطلوب للعمل الحر التي تجد فيها أفضل  الخبراء المتميزين في جميع المجالات.

لماذا تحتاج إلى أدوات لمتابعة أداء المستقلين؟

لعلك تتساءل ما الفائدة من متابعة المستقلين في أثناء أداء أعمالهم؟ والإجابة أن التعاون مع المستقلين يختلف كثيرًا عن إدارة فريق داخلي؛ فهم يعملون في أوقات مختلفة، وغالبًا لا يجتمعون في مكان أو نظام واحد؛ ولهذا تحتاج إلى أدوات تساعدك على:

- متابعة التقدم في المهام والمشروعات

- ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية

- قياس الإنتاجية وتحسين جودة العمل

- تنظيم عملية التواصل

واعلم أنه من دون هذه الأدوات قد تجد نفسك في دوامة من الرسائل المتناثرة، وسوء الفهم، والتأخيرات التي تضر بمشروعك.

اقرأ على مدونة مطلوب:

لماذا لا ينجح رائد الأعمال أحيانًا في إدارة العمل عن بُعد؟

أهم الأدوات الفعالة في إدارة المستقلين

لإدارة فريق من المستقلين بكفاءة، لا يكفي فقط توزيع المهام وانتظار النتائج، بل تحتاج إلى أدوات مخصصة تساعدك على تنظيم العمل، من أهم هذه الأدوات:
1- أدوات إدارة المهام

هذه الأدوات تُعد العمود الفقري لأي تعاون ناجح مع المستقلين؛ فهي تتيح لك توزيع المهام، ومتابعة التقدم، وتحديد الأولويات

Trello

يُعد تريلو من أهم البرامج التي تُستخدم في أي مشروع سواءً كان صغيرًا أو كبيرًا، ويعتمد في إدارة المهام على استخدام الطرق البصرية من لوحات وبطاقات وقوائم.

Asana

أسانا واحدة من أفضل أدوات إدارة المشروعات؛ حيث تمثل منصة شاملة لتنظيم المهام والتنسيق بين أعضاء فريق المشروع،

ومن أهم مميزاتها السلاسة والفاعلية والتكامل مع التطبيقات الأخرى.

ClickUp

 كليك اب منصة شاملة للتخطيط وتبادل الأفكار وتقسيم وتتبع المهام بين أعضاء فريق العمل، ويمكن الاعتماد عليها كليًا مهما كان حجم المشروع.

2- أدوات تتبع الوقت والإنتاجية

هناك بعض الأدوات التي تقيس بها مدى التزام المستقلين بالعمل، خاصةً إذا كان التعامل بنظام الساعة، ومن هذه الأدوات:

Toggl Track
تسمح أداة توجل تراك بتسجيل الوقت بدقة لكل مهمة، وتحليل كيف يتم استثمار الوقت في المشروع.

Hubstaff
يتتبع برنامج هاب ستاف الوقت مع أخذ لقطات شاشة دورية، ويوفر تقارير مفصلة عن الأداء وسير العمل.

RescueTime
تطبيق ريسكيو تايم يُستخدم لإدارة الإنتاجية، عن طريق تحليل الوقت الذي يقضيه المستخدم على الجهاز، وتقديم تقارير وتحليلات مفصلة.

3- أدوات التواصل والتعاون

يُحدث التواصل الفعال بين أعضاء فريق العمل فرقًا كبيرًا في النتائج النهائية، ومن الأدوات التي تساعد على الاتصال:

Slack
ينظم المحادثات في قنوات حسب المشروع أو الفريق، ويقلل من فوضى البريد الإلكتروني.

Zoom / Google Meet
تُستخدم منصة زوم أو جوجل ميت للاجتماعات الدورية التي تساعد على توضيح النقاط المهمة وتعزيز التواصل بين فريق العمل.

 4- أدوات تخزين وتبادل الملفات

تبادل الملفات وتنظيمها جزء أساسي من العمل، خاصةً في المشروعات التي تتضمن تصميمات، أو تقارير، أو ملفات كبيرة، ومن أهم هذه الأدوات: جوجل درايف، ودروب بوكس.

كيف تختار الأدوات المناسبة لتحسين الأداء؟

اختيار الأداة التي تساعدك على مراقبة الأداء وتحقيق نتائج مع المستقلين يعتمد اعتمادًا كليًا على مدى ملائمتها لاحتياجات مشروعك، وهذه بعض الاعتبارات التي يجب مراعتها عند اختيار الأداة:

- عدم تعارض الأداة مع الأدوات الأخرى

- عدد المستقلين الذي يتم التعامل معهم

- سعر الاشتراك في الأداة

- سهولة استخدام الاداة

- نوع ومدة المشروع

أين تجد الخبراء الجاهزين لعملك؟

إذا كنت تبحث عن مستقلين محترفين يجيدون استخدام أدوات إدارة المشروعات، وتتبع الوقت والتعاون عن بعد، من دون الحاجة إلى بذل الوقت والمجهود لتدريبهم؛ ننصحك بمنصة مطلوب أفضل وأهم منصات العمل الحر في الوطن العربي.

تقدم المنصة مجموعة مختارة من الخبراء، ممن يمتلكون خبرة عملية في مجال تخصصهم بالإضافة إلى فهم ووعي بمتطلبات العمل الحر، وقدرة هائلة على تنظيم المهام.

مهما كانت المهارة التي تبحث عنها والمهمة التي ترغب في إنجازها، تجمع لك مطلوب نخبة من الخبراء في مكان واحد؛ لتبدأ مشروعك بثقة واحترافية منذ اللحظة الأولى، من التصميم والكتابة، إلى البرمجة والتسويق، حتى التعليق الصوتي والاستشارات القانونية والمالية وغيرها الكثير من الخدمات.

اقرأ على مدونة مطلوب:

قبل التعاقد مع مستقلين: نصائح قانونية ومالية مهمة

نصائح لضمان أفضل استفادة من الأدوات

من المهم اختيار الأدوات المناسبة للتعامل مع المستقلين، ولكن الاستفادة الحقيقية تعتمد على طريقة استخدامها، مهما كانت قوة الأدوات قد تصبح عديمة الفائدة إذا لم يتم التعامل معها بشكل صحيح، إليك مجموعة من النصائح التي تضمن لك أفضل استفادة من أدوات إدارة العمل والتواصل مع المستقلين:

- اتفق مع المستقل منذ بداية التعامل على الأدوات التي ستُستخدم لتجنب أي ارتباك

- وفر شرحًا مبسطًا لطريقة استخدام الأداة، خاصةً عند تعامل المستقل معها لأول مرة

- حدد مواعيد دورية لمراجعة التقدم في العمل وتصحيح المسار في حالة وجود مشكلات

- شجع المستقل على استخدام الأداة يوميًا؛ لتصبح جزءًا من طبيعة سير العمل

- استخدم التقارير والتحليلات داخل الأدوات لتقييم الأداء والجودة بموضوعية

- حاول أن تكون مرنًا في تجربة أدوات جديدة أو استبدال ما لا يناسب المشروع

وأخيرًا

إدارة العمل مع المستقلين لا تعني أن تراقبهم لحظة بلحظة، بل أن تجهز بيئة عمل منظمة، وشفافة، ومرنة تساعدهم على الإبداع والالتزام، وباستخدام الأدوات المناسبة، يمكنك تحويل التعاون عن بُعد إلى تجربة إنتاجية، مريحة، وناجحة.

بعد أن تعرفت على مجموعة من الأدوات التي تساعدك على مراقبة الأداء وتحقيق نتائج مع المستقلين، ما الأداة التي ستبدأ بها لتغير أسلوب عملك وتحقق النتائج المرجوة؟